Für die Gestaltung des Sortiments braucht es nicht nur einen guten Blick für die Produkte, sondern auch gute Abläufe im Team. Wenn eine Auswahl der Produkte nach bestimmten Kriterien (Zielgruppen, Saison, Themen, Umsatz...) gelingen soll, kommt der sinnvollen Verteilung der Aufgaben eine zentrale Bedeutung zu.

Die in vielen Weltläden tradierte Aufteilung der Bestellungen (inklusive Auswahl der konkreten Produkte) nach Lieferanten bringt großen Abstimmungsbedarf mit sich, wenn ein stimmiges Sortiment entwickelt werden soll. Auswahl und Bestellung bei den verschiedenen Lieferanten sollte immer nur nach Themen oder Sortimentsbereichen aufgeteilt werden. Empfehlenswert sind relativ kleine Teams, die sich um einen Bereich des Sortiments und die Produktauswahl kümmern. Und die sich untereinander und mit angrenzenden Arbeitsbereichen (Schaufenster/Deko, evtl. Öffentlichkeitsarbeit) gut abstimmen. Hilfreich ist dabei ein zumindest grober Jahresplan, insbesondere für das Zusatzsortiment und Saisonartikel.

Organisation Food-Sortiment

Weite Teile des Food-Sortiments gehören zum Basis-Sortiment, sollten also immer verfügbar sein. Sind die Schwerpunkte klar - Was wollen wir im Laden koninuierlich anbieten? - geht es vor allem um die rechtzeitige Bestellung des Nachschubs, inkl. Überblick über Lager und Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD). Je nach Umsatz bzw. Lagerumschlag kann die Pflege des Food-Sortiments von 2-3 Personen wahrgenommen werden, die idealerweise regelmäßig im Laden sein und sich gegenseitig vertreten können. Es ist wenig sinnvoll, die Zuständigkeit noch weiter aufzusplitten, da in der Regel der Platz begrenzt ist und das Food-Sortiment in sich stimmig sein soll. Wichtig ist die Kenntnis des Sortiments der wichtigsten Lieferanten in diesem Bereich, um im Falle von Lieferschwierigkeiten eventuell auf ein Ersatzprodukt eines anderen Anbieters ausweichen zu können.

Organisation Non-Food-Sortiment

Ideal ist auch hier ein Team, welches sich um das komplette Non-Food-Sortiment des Weltladens kümmert. Mehr als 5 Personen müssen das nicht sein. Falls der Weltladen ein Mode-Sortiment führt, kann dies von 1-2 zusätzlichen Personen betreut werden. Zu den Aufgaben gehört, die Produkte gezielt für die wesentlichen (potentiellen) Zielgruppen und Themenbereiche des Weltladens auszuwählen. Das Sortimentsteam trifft auch die Entscheidungen, welche Sortimentsbereiche und Themenwelten der Weltladen überhaupt abdeckt.

Das Team einbeziehen

Gerade Ladendienste haben eine eigene Einschätzung, "was gut geht" und was die Kundschaft sucht. Aber sie kennen in der Regel nur den Ausschnitt ihrer Schicht. Es hat sich bewährt, einen Ort zu haben, an dem Mitarbeitende ihre Ideen für neue Artikel, spannende Lieferanten und Rückmeldungen zu den aktuellen Produkten hinterlassen können. Auch die Hintergründe für Sortimentsentscheidungen sollten dem Ladenteam erläutert werden, gerne mit Zahlen unterfüttert. Die wesentlichen Sortimentsbereiche sollten dem Ladenteam präsent sein und mitgetragen werden. Nur so kann das Team gut beraten. Wichtig ist aber, die grundlegenden Entscheidungen im Sortimentsteam zu belassen und nicht jede Neuaufnahme oder Auslistung im Team zur Diskussion zu stellen.

Auswahl von Lieferanten

Grundsätzlich gilt für Mitglieder des Weltladen-Dachverbands, dass nur Lieferanten aus dem Lieferantenkatalog ausgewählt werden können (Ausnahme: Ergänzungsprodukte). Wesentliche betriebswirtschaftliche Kriterien bei der Auswahl von Lieferanten sind neben einem attraktiven Sortiment auch die Konditionen (Rabatte, Mindestbestellmengen, Versandkosten, Zahlungsziele etc.), die Abwicklung der Bestellprozesse und die Kommunikation (z.B. bei Lieferschwierigkeiten). Es ist wichtig abzuwägen, wie viele verschiedene Lieferanten das Team organisatorisch verkraftet. Mit vielen Lieferanten steht eine größere Auswahl attraktiver Produkte zur Verfügung, auch solche, die "nicht jeder Laden hat". Es steigt jedoch der Aufwand für Auswahl, Abwicklung der unterschiedlichen Bestellprozesse und die Kommunikation.

Wareneingangskontrolle und MHD

Dem Wareneingang und der damit verbundenen Wareneingangskontrolle kommt eine große Bedeutung zu: Sind die richtigen Produkte in den richtigen Stückzahlen geliefert worden, passt die Qualität, gibt es irgendwelche Produktschäden z.B. durch unvorsichtige Lieferung, ist das MHD ausreichend usw.? Sind Reklamationen bei den Lieferanten notwendig, sollten sie möglichst zeitnah zur Lieferung erfolgen. Ideal ist, wenn die für die Bestellung Zuständigen sich auch um die Wareneingangskontrolle kümmern können. Wenn das Sortimentsteam dies nicht übernehmen kann, sollte es klare Regelungen geben, worauf beim Auspacken geachtet werden muss und wie mit der Lieferung grundsätzlich verfahren wird.

Stand Juli 2026